Wilt u werknemers controleren met verborgen camera’s? Dit heet ‘heimelijk cameratoezicht’.
Als uitgangspunt geldt dat heimelijk cameratoezicht niet mag. Maar als er een duidelijk vermoeden is dat werknemers strafbare feiten begaan, zoals diefstal of fraude, dan mag er heimelijk cameratoezicht worden gebruikt. Dat mag wel alleen onder bepaalde voorwaarden. U moet daarbij rekening houden met de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De voorwaarden zijn:
1. U heeft andere maatregelen genomen die niet helpen
Alleen als u al andere maatregelen heeft genomen om de problemen te verhelpen en die niet werken, mag u als ‘laatste redmiddel’ heimelijk cameratoezicht gebruiken. Bij andere maatregelen kunt u bijvoorbeeld denken aan zichtbaar cameratoezicht, het controleren van de tassen van de werknemers of interne audits.
2. U past het heimelijk toezicht tijdelijk toe
Het heimelijk cameratoezicht moet alleen een tijdelijke maatregel zijn. Het mag dus niet permanent worden toegepast.
3. U heeft een PIA uitgevoerd
Voor het heimelijk cameratoezicht moet u een PIA (Privacy Impact Assessment) uitvoeren. Het maakt daarbij niet uit of het eenmalig wordt gebruikt of vaker.
Als uit de PIA blijkt dat het gebruik van de verborgen camera’s een hoog risico geeft en het niet lukt om dat risico te beperken dan moet u eerst met de AP hierover overleggen. Dit heet een ‘voorafgaande raadpleging’.
4. U zorgt dat de impact op de privacy zo klein mogelijk is
De controles met verborgen camera’s moet zo min mogelijk impact op de privacy van de werknemers hebben. Er mogen bijvoorbeeld geen cameraopnamen worden gemaakt in pashokjes of op wc’s. En de controle wordt alleen toegepast op de werknemers.
5. U informeer de werknemers over het heimelijk cameratoezicht
U laat de werknemers vooraf weten dat er controles met verborgen camera’s kunnen worden uitgevoerd. U geeft ook aan wanneer dat kan worden gedaan – bijvoorbeeld bij concrete vermoedens van diefstal. Dit kan bijvoorbeeld met een interne mededeling worden gedaan, of door een informatiebijeenkomst te organiseren.
Ook achteraf laat u de werknemers weten dat het heimelijk cameratoezicht heeft plaatsgevonden.
6. U vraagt de Ondernemingsraad (OR) om instemming
Als uw bedrijf een Ondernemingsraad (OR) heeft, dan moet deze instemmen met het controleren van het personeel via heimelijk cameratoezicht.
7. U bewaart de beelden maar beperkt
Er is geen specifieke regel voor hoe lang de camerabeelden mogen worden bewaard. Maar als uit de opnamen blijkt dat er geen incidenten zijn geweest, zouden de beelden direct daarna moeten worden verwijderd. Als er wel een incident is dan mogen ze wel langer worden bewaard. Dan mag het zolang als het nodig is totdat het incident is afgehandeld.
8. U beperkt de toegang tot de camerabeelden
Er zouden maar een paar mensen toegang moeten krijgen tot de camerabeelden. Eerst één of twee mensen om de beelden te controleren en als er een incident is geweest, de functionarissen die moeten beoordelen wat er met het incident zal worden gedaan.
9. U zorgt dat de rechten van de werknemers worden gewaarborgd
De werknemers hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Zoals het recht om de beelden achteraf in te zien. Zorg dat er adequaat op verzoeken van deze mensen wordt gereageerd.
10. U voldoet aan de andere AVG-verplichtingen
Verder moet u ook voldoen aan de andere privacyregels uit de AVG, zoals zorgen voor voldoende beveiliging van de camerabeelden, het opnemen van de verwerking van de camerabeelden in het register verwerkingen (overzicht gegevensstromen).
Versturen