> Camera’s op de werkvloer: wat zijn de regels?

Gebruikt u camera’s om werknemers te controleren, of wilt u dit doen?

Er gelden bepaalde regels voor cameratoezicht op de werkvloer. U moet daarbij rekening houden met de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De regels gelden voor de camerabeelden waar de werknemers op staan.

Hierna zetten we de belangrijkste regels voor cameratoezicht op de werkvloer op een rij:

 

1. Ga na of het cameratoezicht echt noodzakelijk is

Ga eerst na of het cameratoezicht echt nodig is.

Wanneer is dat zo?

  • Als er een goede reden is om cameratoezicht te willen toepassen. Dat zal zo kunnen zijn bij diefstal en het niet waarschijnlijk is dat het om een externe persoon gaat, of zich incidenten voordoen waardoor eigendommen beschadigd worden of andere werknemers slachtoffer zijn geworden.
  • En als er geen andere, effectieve manier is om het probleem aan te pakken. Extra beveiligingsmaatregelen hebben bijvoorbeeld niet geholpen.

 

2. Ga na of er een gerechtvaardigd belang is

Als u vaststelt dat het cameratoezicht echt nodig is, dan gaat u vervolgens na of er een ‘gerechtvaardigd belang’ voor is. Dat belang is meestal dat u de eigendommen van uw bedrijf wilt beschermen en/of de veiligheid van andere werknemers en/of de veiligheid van andere personen die uw bedrijf bezoeken.

Vervolgens weegt u dit belang af tegen het privacybelang van de werknemers. Gaat het belang van de werknemers op privacy op de werkvloer vóór de hiervoor genoemde gerechtvaardigde belangen van uw bedrijf?

Ga daarbij na:

  • Waar worden de camera’s geplaatst? Kunnen de camera’s alleen bij de ingang worden geplaatst en niet in gangen? Plaats bijvoorbeeld geen camera’s in kantoorkamers of in de kantine. Plaats ze niet op plekken die voor de mensen echt privé zijn. Zoals wc’s.
  • Is er een cameraprotocol waarin wordt vastgelegd hoe met de camerabeelden wordt omgegaan? Met een protocol zal er eerder een gerechtvaardigd belang zijn, omdat u daarmee kunt aantonen dat er interne richtlijnen zijn voor het omgaan met de gegevens, om de privacy van de personen te waarborgen.

 

3. Ga na of er een PIA moet worden gedaan

Als het cameratoezicht wordt gebruikt om structureel of over een lange periode diefstal of fraude door werknemers op te sporen, dan moet een zogenaamde PIA (Privacy Impact Assessment) worden uitgevoerd.

Als u met een verborgen camera opnamen wilt maken van werknemers (heimelijk cameratoezicht), dan moet altijd een PIA worden uitgevoerd, ook als het maar af en toe wordt gedaan. Er gelden dan ook nog meer regels: Kijk in ons blogbericht over heimelijk cameratoezicht voor meer informatie.

 

4. Informeer de werknemers over het cameratoezicht

Zorg dat de werknemers op de hoogte worden gebracht van het cameratoezicht en leg uit waarom het wordt ingevoerd. Dit kan bijvoorbeeld met een interne mededeling of door een informatiebijeenkomst te organiseren. Informeer medewerkers ook over het cameratoezicht in de privacyverklaring voor medewerkers.

 

5. Vraag de Ondernemingsraad (OR) om instemming

Als uw bedrijf een Ondernemingsraad (OR) heeft, dan moet deze instemmen met het controleren van het personeel via cameratoezicht.

 

6. Bewaar de beelden maar voor beperkte tijd

De camerabeelden mogen als uitgangspunt niet langer dan 4 weken worden bewaard. Als er een incident is dan mogen ze natuurlijk wel langer worden bewaard. Dan mag het zolang als het nodig is totdat het incident is afgehandeld.

 

7. Beperk de toegang tot de camerabeelden

Zorg ervoor dat niet zomaar iedereen bij de camerabeelden kan. Er moeten dus toegangsrechten voor worden geregeld. Leg vast (in een cameraprotocol) wanneer wie bij de camerabeelden mag als er een incident is geweest.

 

8. Zorg dat de rechten van de werknemers worden gewaarborgd

De werknemers hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Zoals het recht om de beelden in te zien. Zorg dat er adequaat op verzoeken van deze mensen wordt gereageerd.

 

9. Voldoe aan de andere AVG-verplichtingen

Verder moet u ook voldoen aan de andere regels uit de AVG, zoals zorgen voor voldoende beveiliging van de camerabeelden, het opnemen van de verwerking van de camerabeelden in het register verwerkingen en het documenteren van het beleid en het gebruik van de camerabeelden (in het cameraprotocol).

 

10. Evalueer het cameratoezicht

Evalueer regelmatig het cameratoezicht bijvoorbeeld één keer per half jaar, en toets daarbij bovengenoemde punten. Pas indien nodig het beleid en de documentatie aan.

 

Versturen

Developed by Structura. Powered by nopCommerce. Copyright 2019 Smith&Doe. Alle rechten voorbehouden.